Kiedy pracodawca może monitorować pracowników?

Istnieje uzasadniona potrzeba stosowania monitoringu w miejscu pracy, ale musi on odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Zgodnie z Kodeksem pracy (art. 22[2] § 1), monitoring może być stosowany wyłącznie w celu:

• zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy,
• właściwego użytkowania przez pracownika narzędzi pracy,
• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
• ochrony mienia,
• kontroli produkcji,
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Jednocześnie monitoring nie może służyć do stałego, nieuzasadnionego podglądania pracowników ani naruszać ich prywatności.

Obowiązki pracodawcy związane z monitoringiem

Decyzja o zastosowaniu monitoringu wizyjnego w miejscu pracy wiąże się z szeregiem obowiązków informacyjnych. Pracodawca musi:

1. Poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu – powinno to nastąpić nie później niż 14 dni przed jego uruchomieniem.
2. Oznaczyć monitorowane obszary – miejsca objęte nadzorem muszą być oznaczone w sposób widoczny i czytelny.
3. Przekazać szczegółowe informacje na temat monitoringu, w tym:

Zgodnie z RODO (art. 3 pkt 1), nagrania zawierające wizerunek pracowników są danymi osobowymi i ich przetwarzanie podlega ścisłym regulacjom. Pracodawca może przechowywać nagrania przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od dnia ich utrwalenia, chyba że stanowią one dowód w prowadzonym postępowaniu – wówczas czas przechowywania może ulec wydłużeniu do czasu zakończenia sprawy.

Monitoring a nagrywanie dźwięku

Należy podkreślić, że monitoring w miejscu pracy może obejmować wyłącznie obraz. Nagrywanie dźwięku jest niedopuszczalne i może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, zarówno administracyjnych, cywilnych, jak i karnych. Pracodawca stosujący monitoring audio może narazić się na zarzut naruszenia prywatności pracowników oraz nieuprawnionego przetwarzania danych osobowych.

Gdzie nie wolno stosować monitoringu?

Kodeks pracy ściśle określa miejsca, w których stosowanie monitoringu jest zakazane. Kamery nie mogą być instalowane w:

• szatniach,
• łazienkach,
• pomieszczeniach socjalnych, takich jak stołówki czy pokoje relaksu.

Wyjątkowe przypadki, w których monitoring w tych miejscach byłby dopuszczalny, mogą dotyczyć np. konieczności zapewnienia szczególnego bezpieczeństwa, jednak nawet wtedy kamery nie mogą naruszać godności oraz prywatności pracowników.

Podsumowanie

Nagrywanie pracowników w miejscu pracy jest dozwolone tylko w określonych przypadkach i musi być zgodne z Kodeksem pracy oraz RODO. Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o monitoringu, jasno określić jego cel i zakres oraz przestrzegać ograniczeń dotyczących czasu przechowywania nagrań. Niedopuszczalne jest nagrywanie dźwięku oraz monitorowanie miejsc prywatnych, takich jak toalety czy szatnie. Nieprzestrzeganie tych zasad może skutkować odpowiedzialnością prawną i finansową dla pracodawcy.